Autore del post: Renato (per conoscermi meglio, clicca qui).
Sai chi pronunciò la seguente frase?
“Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti e quelli importanti non sono mai urgenti.”
Fu un generale a cinque stelle durante la Seconda Guerra Mondiale, successivamente diventato il 34° presidente degli Stati Uniti, Dwight D. Eisenhower (se vuoi qualche altra notizia su questo importante personaggio storico, clicca qui).
Pare che proprio Eisenhower pronunciò quella frase in un suo discorso del 1954, citando un rettore di università di cui non fece il nome.
Credo che ti starai chiedendo se, per caso, io abbia intenzione di annoiarti (oltre che con le mie solite “chiacchiere”) anche con una lezione di storia. Ti voglio rassicurare immediatamente, in questo post mi occuperò di un tema del quale ho già cominciato a dirti qualcosa in altri articoli, ovvero…
IL TIME MANAGEMENT
Se non lo hai già fatto, ti consiglio vivamente di dare un’occhiata alle mie precedenti considerazioni su questo stesso tema, cliccando qui, qui, qui e qui (anche solo per un “ripassino” veloce), altrimenti potresti anche rischiare di non ottenere una giusta visione d’insieme dell’argomento.
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Se è la prima volta che t’imbatti in questo blog, sappi che generalmente suggerisco di accompagnare la lettura dei miei post con un sottofondo musicale. Questa volta ti propongo un brano dei Rolling Stones (per qualche informazione aggiuntiva su questo leggendario gruppo Rock, clicca qui), intitolato “Paint it Black”, interpretato dalla stessa band, nel 2006, in un concerto al Beacon Theatre di New York.
Tra le cose straordinarie di questi gruppi che hanno fatto la storia della musica Rock mondiale c’è la vivida energia espressa dai loro membri, pur non essendo più dei ragazzini. In particolare, nel seguente video, potrai apprezzare la forza interpretativa del leader degli stessi Rolling Stones, ovvero Mick Jagger che in quell’occasione aveva 63 anni.
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In questo post voglio offrirti alcune informazioni riguardanti uno strumento che potrebbe essere considerato tra i più famosi nel time management. Esso fu ideato da Stephen Covey, educatore, scrittore ed uomo d’affari statunitense, autore del celebre best seller “Le sette regole per avere successo” (se vuoi ulteriori notizie su questo personaggio, clicca qui), il quale prese le parole di Eisenhower e le usò per sviluppare la cosiddetta…
Matrice di Eisenhower
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Questo modello di gestione del tempo si fonda sulla principale distinzione delle attività in urgenti ed importanti. Le attività urgenti dovrebbero essere svolte subito altrimenti ci saranno delle conseguenze se non le porti a termine entro un certo periodo di tempo. Le attività importanti, invece, potrebbero non richiedere immediata attenzione, ma servono per raggiungere alcuni tuoi obiettivi a lungo termine.
Secondo Covey le nostre attività sarebbero ulteriormente classificabili in altre categorie che risultano dalla diversa combinazione di urgenza ed importanza, in quanto ogni attività urgente potrebbe essere importante o non importante ed ogni attività non urgente potrà essere, analogamente, importante o non importante.
Rappresentando graficamente queste diverse combinazioni otterremo una suddivisione di quattro aree (la matrice), in ognuna delle quali considereremo una di quattro distinte classi di attività, ovvero quelle da fare il prima possibile, quelle da poter programmare per un loro svolgimento successivo, attività da poter delegare ad altri ed, infine, attività che dovremmo del tutto trascurare.
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Credo che se osservi con attenzione la figura sottostante, risulterà molto più chiaro quello che ho esposto finora.
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È innegabile che la matrice di Eisenhower riesca ad evidenziare, in modo estremamente efficace, l’importanza di alcuni concetti fondamentali per il time management, tuttavia, pur potendo essere innegabilmente utile in alcuni contesti, presenta delle caratteristiche che, probabilmente, la rendono di difficile utilizzo in situazioni anche più comuni (almeno per una certa categoria di persone).
Prima di analizzare i suoi punti deboli, va sottolineato come l’utilità che, in questa matrice, emerge nella distinzione tra “importanza” ed “urgenza” delle diverse attività sia un elemento che, di per sé, serve sicuramente a risolvere la maggior parte delle difficoltà che ognuno può incontrare nello svolgimento delle stesse attività.
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Facendo riferimento a quanto ti ho già descritto nel precedente post, intitolato “Povero Criceto” (per rintracciarlo rapidamente, clicca qui), una insufficiente padronanza della suddetta distinzione, forse, potrebbe (é solo una mia idea) giustificare il modo discretamente diverso con il quale le varie tipologie di persone gestiscono le proprie attività.
Il cosiddetto “criceto”, ovvero quella persona che non si ferma mai, che sta sempre a pensare al proprio lavoro, facendolo diventare l’unico reale interesse nella propria vita (sostanzialmente diventandone schiavo) non riuscendo a fare a meno di essere nevroticamente impegnato in mille attività, anche contemporanee, probabilmente si comporta in questo modo in quanto tende a considerare tutte le proprie attività “importanti”. Pertanto non riesce a rinunciare di svolgerle in modo accurato e continuativo, senza concedersi delle pause (come Dio comanda) nelle proprie attività.
L’altra tipologia di persona, che ho descritto sempre nello stesso articolo e che ora potrei definire il “complicavita”, corrisponde a chi vorrebbe fare tante cose insieme, ma si fa prendere da incontenibile agitazione per l’eccessiva paura di commettere qualche errore o di non riuscire a portare a termine le proprie attività, sentendosi “sopraffatto” dalle stesse.
Il comportamento di questo soggetto, a mio giudizio, potrebbe dipendere dalla sua erronea convinzione che tutte le attività sono “urgenti” e che quindi bisognerebbe riuscire a completarle, con estrema attenzione, tutte e subito, agendo con un grave stato ansioso da “prestazione”, temendo di non riuscire a completare i suoi compiti “in tempo” (non si sa, poi, per cosa).
Oltre a queste due tipologie di persone dobbiamo, infine, considerare i “procrastinatori” (ed io, forse, sono uno di loro) che, probabilmente, sono degli insicuri, tanto quanto lo sono tutte le altre personalità che ho precedentemente descritto.
Per me non è così semplice capire cosa possa indurre una persona ad essere un “procrastinatore”. Sai, non è mai troppo facile “capirsi” e, poi, è anche più difficile ammettere ciò che si scopre, prima di tutto a sé stessi.
É per questo motivo che, in un precedente post intitolato, guarda caso, “conosci te stesso” (se vuoi rintracciarlo, clicca qui) ho sottolineato l’utilità di provare, almeno, a fare un’onesta autoanalosi della propria personalità.
Forse, la tendenza a procrastinare è correlata al fatto di sentirsi estremamente indeciso riguardo quale “maschera” continuare ad indossare in pubblico. Da un lato, chi ha questa tendenza, vorrebbe fare tante cose (troppe!) il prima possibile e fatte in modo “impeccabile” (per un eccessivo perfezionismo), ma da un altro lato ha una paura matta di non riuscirci.
Ciò che differenzia il “procrastinatore” dal “complicavita” é che il primo, nell’illusorio tentativo di negare ciò che considera una debolezza, nasconde a sé stesso le attività da svolgere, illudendosi di poterle dimenticare (e far dimenticare anche ad altri osservatori), almeno per un po’.
Se continuasse, invece, a guardare in faccia la realtà, si sentirebbe “paralizzato” dalla stessa e, nella sostanziale incapacità di suddividere le proprie attività in urgenti o importanti decide, pertanto, di toglierle di mezzo in un solo colpo, di “risorverle” facendole “sparire”, rimandandole il più possibile (non riuscendo a negarle del tutto).
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La matrice di Eisenhower sembrerebbe la panacea per tutti i “turbamenti” variamente manifestati da tutte e tre le suddette tipologie di persone a causa del proprio immaturo “perfezionismo” che equamente condividono (tentando, TUTTI, di nasconderlo in modo decisamente maldestro).
Ed è appunto per questo motivo che, da sempre, tale modello di organizzazione delle attività ha suscitato in me un notevole interesse.
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Ti invito, quindi, a riesaminare il precedente grafico della stessa matrice di Eisenhower. Ovviamente, per prima cosa, si deve definire se ogni attività da svolgere sia importante e/o urgente. A quel punto dovremmo essere immediatamente capaci di individuare cosa è da NON fare.
Nel riquadro rosa in basso a destra, infatti, potremo scrivere tutte quelle attività che non sono né urgenti né importanti, ovvero metteremo quelle che, in francese, vengono definite le ”minchiate”. Queste attività corrispondono, ad esempio, a ciò che facciamo nelle ore perse ”cazzeggiando” col cellulare, guardando tutti i pettegolezzi dei social oppure chattando negli innumerevoli gruppi WhatsApp. Altre ore perse sono, sicuramente, anche quelle notturne trascorse guardando la successione infinita delle puntate della nostra serie televisiva preferita che ci propone, in realtà, sempre le solite storie, con le solite scene piene di violenza e volgarità varie. Sicuramente, al risveglio del giorno dopo, saremo magnificamente efficienti nello svolgimento di tutte le altre attività, risultando completamente rinfrancati dal riposo notturno al quale abbiamo dedicato le rimanenti 3-4 ore che non abbiamo usato per guardare certi programmi televisivi notturni.
A proposito di ”volgarità”, sono sicuro che nessuno dei lettori di questo blog appartiene a quel gruppo di persone che dedicano parte del proprio tempo, per fare un ripassino di ”tecniche” amatorie, guardando qualche ”tutorial” nei siti porno che abbondano in rete.
Quelle che ho elencato sono solo alcuni esempi di ”attività” del tutto inutili che faremmo bene ad eliminare dai nostri impegni quotidiani (facile a dirsi!).
Proseguendo ad esaminare la matrice di Eisenhower nel riquadro verde, in alto a sinistra, potremmo elencare tutte le attività che giudichiamo realmente importanti e che risultano, contemporaneamente, urgenti. Queste sono le attività alle quali attribuire una assoluta priorità, da svolgere il più presto possibile.
Avendo già escluso le ”minchiate” ed escludendo tutte quelle attività non urgenti o non importanti, questa selezione delle attività ci consente di non impazzire, credendo di dover fare tutto, bene e subito.
Considerando, poi, il riquadro giallo in alto a destra, in esso potremmo elencare tutte le attività che consideriamo sicuramente importanti (talora anche più importanti di altre), ma che non necessitano di essere svolte con urgenza. Queste stesse attività sono spesso correlate con ciò che rappresentano i nostri desideri ed i nostri progetti a lungo termine. Per tali fondamentali attività sarà possibile una saggia programmazione, decidendo quando e come dedicare in seguito tutto il tempo necessario per il loro svolgimento. Ciò ci consentirà anche di non dover pensare a queste stesse attività nell’immediato, sgravandoci dal sovraccarico lavorativo che ostacolerebbe lo svolgimento di attività più urgenti.
Nel riquadro grigio In basso a sinistra, infine, potremmo elencare tutte le attività che pur essendo urgenti, le riteniamo decisamente meno importanti se non, addirittura, prive di alcun valore per la realizzazione degli obiettivi ai quali teniamo realmente. Per queste stesse attività cercheremo di farle svolgere a qualcun altro, al posto nostro (abbiamo solo una testa e due braccia e non è, assolutamente, un crimine chiedere a qualcuno di darci una mano).
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Sicuramente la matrice di Eisenhower può aiutarci a gestire meglio le nostre attività, tuttavia presenta dei LIMITI che, a mio giudizio, emergono nella sua reale applicazione in determinati contesti che possono riguardarci molto frequentemente. È proprio partendo da questi stessi limiti che intendo proporti ulteriori riflessioni.
Ma prima che tu decida di abbandonare la lettura di questo post per un forte mal di testa, interrompo l’esposizione delle stesse riflessioni sul tema del time management, promettendo di proporti ulteriori considerazioni in successivi post che troverai se avrai voglia, ogni tanto, di controllare la loro comparsa nel blog ‘‘QUASIZEN”, cercandolo digitando il suo indirizzo: http://www.quasizen.it/
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Termino questo post, ricordandoti che tutte le cose che hai appena letto sono per lo più delle mie idee o, comunque, basate anche su preferenze, esperienze ed intuizioni personali.
Ti invito, quindi, a considerare sempre che tutto ciò che si legge in questo blog non rappresenta, in alcun modo, alcuna Verità valida per tutti (per come ho già spiegato in un altro articolo che potrai rileggere, cliccando qui).
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Se tu volessi contattarmi lo potrai fare scrivendo a quasizen.mail@gmail.com
Accetterò ogni commento, giudizio o suggerimento (e, se non riesci proprio ad evitarlo, anche qualche insulto). Potresti anche inviare ogni tua riflessione che vorresti pubblicare su “QUASIZEN” (potrai chiedermi di farlo).
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Ciao, alla prossima (non so quando).
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